Isännöinti & hallitus
kita-LAKI

Nämä asiat on hyvä tietää hallituksen kokouksista

Hallitustyö on helpompaa, kun keskeiset kokoustekniset asiat ovat hallussa. Kenellä on oikeus osallistua kokouksiin ja miten pöytäkirja laaditaan?

YLEENSÄ HALLITUKSEN järjestäytymiskokous pidetään heti yhtiökokouksen jälkeen. Tyypillisesti tilaisuudessa valitaan hallituksen puheenjohtaja ja lyödään lukkoon seuraava tapaaminen. Hallituskauden alussa on tärkeää sopia yhteisistä toimintatavoista, jotta työ sujuu jatkossakin hyvässä hengessä.

Kuka voi osallistua kokouksiin ja maksetaanko varajäsenille palkkio?

Hallituksen jäsenen läsnäolo-oikeus on henkilökohtainen eli hän ei voi valtuuttaa asiamiestä osallistumaan tilaisuuteen puolestaan. Hallituksen jäsenellä ei myöskään ole oikeutta käyttää avustajaa, ellei sitä poikkeuksellisesti sallita.

Hallituksen varajäsen voi osallistua kokoukseen toimiessaan varsinaisen jäsenen tilalla. Varajäsenille voidaan myöntää kokouksissa puheoikeus, mutta heillä ei ole äänioikeutta. Varajäsenille ei myöskään makseta kokouspalkkiota silloin, kun heillä ei ole juridista mahdollisuutta osallistua päätöksentekoon. Yhtiökokous voi toisaalta päättää, että varajäsenetkin ovat oikeutettuja palkkioon.

Isännöitsijällä on oikeus olla läsnä hallituksen kokouksessa ja käyttää tilaisuudessa puhevaltaa, ellei toisin päätetä. Isännöitsijä voi olla myös hallituksen jäsen.

Miten kokouksen pöytäkirja laaditaan?

Hallituksen kokouksesta laaditaan pöytäkirja, jonka allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja isännöitsijä tai vähintään yksi hallituksen valitsema jäsen – ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä asiasta toisin. Yleensä riittää, että pöytäkirja laaditaan lyhyen päätöspöytäkirjan muodossa.

Joskus pöytäkirjassa kannattaa avata tarkemmin päätösten taustoja ja perusteluita. Dokumentoinnilla saattaa myöhemmin olla merkitystä esimerkiksi vahingonkorvausoikeudenkäynnissä. Hallituksen jäsenellä ja isännöitsijällä on oikeus merkitä eriävä mielipide pöytäkirjaan.

Onko pöytäkirja julkinen?

Asunto-osakeyhtiölaissa ei ole määrätty hallituksen kokouksen pöytäkirjan julkisuudesta eli hallitus voi itse päättää asiasta. Koska kokouksissa kuitenkin toisinaan käsitellään arkaluonteisia asioita, pöytäkirjojen jakamisen sijaan on usein viisaampaa laatia päätöksistä tiedote.

Tilintarkastajilla ja toiminnantarkastajilla on oikeus saada hallituksen kokouspöytäkirjat nähtäväkseen. Lisäksi hallituksen vaihtuessa pöytäkirjat on luovutettava uudelle hallitukselle. Osakkeenomistajalla on oikeus saada tieto sellaisesta hallituksen päätöksestä, joka koskee esimerkiksi hänen hallitsemaansa osakehuoneistoa. Osakkeenomistajan pyynnöstä tieto on annettava kirjallisesti.

Lisätietoja: www.kak-laki.fi

TEKSTI: ASIANAJAJA MARINA FURUHJELM
ASIANAJOTOIMISTO KUHANEN, ASIKAINEN & KANERVA OY

Julkaistu: 06/2022

Seuraa KITA - kiinteistö & talotekniikka

KITA - kiinteistö & talotekniikka - uutiskirje