Maanmittauslaitoksen käsittelyjonot voivat mutkistaa uusien osakkaiden osallistumista kevään yhtiökokoukseen – vastauksena valtakirja

JAANA SALLMÉN
ASIANAJAJA ASIANAJOTOIMISTO KUHANEN, ASIKAINEN & KANERVA OY

Vuosi on vaihtunut ja taloyhtiöt ovat täyttäneet lakimääräisen velvollisuutensa eli siirtäneet osakasluettelonsa Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään. Maanmittauslaitoksen mukaan 92,2 % asunto-osakeyhtiöistä oli vuodenvaihteessa mukana uudessa valtakunnallisessa rekisterissä. Edessä on ensimmäinen yhtiökokouskausi, jolloin testataan järjestelmän toimintaa käytännössä.

MIKÄ HUONEISTOTIETOJÄRJESTELMÄ? Huoneistotietojärjestelmä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä koko Suomen kattava asunto-omistuksen perusrekisteri, jonka myötä paperisista osakekirjoista siirrytään sähköisiin omistajamerkintöihin ja mm. mahdollistetaan sähköinen asuntokauppa ja panttaus.

Muutos tarkoittaa, että taloyhtiön vastuu osakeluettelon ylläpidosta on päättynyt, ja omistajamuutokset, perustuivat ne kauppoihin tai vaikkapa perinnönjakoon, rekisteröidään tätä nykyä Maanmittauslaitoksessa.

Lisäksi jokaisen osakkeenomistajan, vaikkei omistajavaihdoksia tapahtuisikaan, täytyy asioida Maanmittauslaitoksessa, jotta paperinen osakekirja saadaan muutettua sähköiseksi omistajamerkinnäksi.

Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen muuttaa myös yhtiökokouskutsun toimittamista, sillä taloyhtiöt, käytännössä siis taloyhtiöiden hallintoa hoitavat isännöitsijät, saavat yhtiökokouskutsun toimitusosoitteet nyt Maanmittauslaitokselta.

Haastetta kokouskutsujen toimittamiseen tuo se, että Maanmittauslaitoksen käsittelyajat ovat palkatusta lisäavusta huolimatta venyneet harmillisen pitkiksi. Reaaliaikaisuudesta ei todellakaan voi puhua. Maanmittauslaitoksen mukaan omistuksen rekisteröinti vie nimittäin tällä hetkellä jopa 3–4 kuukautta, joten kevään yhtiökokouksissa on enemminkin pääsääntö kuin poikkeus, että omistuksenvaihdostilanteessa yhtiökokouskutsu tipahtaa vanhan, ei uuden osakkaan postiluukkuun tai sähköpostilaatikkoon. Kutsu on toimitettu lain mukaan oikein, mutta silti se ei tavoita oikeaa tahoa, koska omistusoikeuden rekisteröintihakemus on jumissa Maanmittauslaitoksen jonossa. Miten silloin tulisi toimia, jotta uusi osakas pääsee yhtiökokoukseen päättämään uuden kotitalonsa asioista?

Vastaus kinkkisen tilanteen ratkaisuun on valtakirjan käyttäminen. Hakemuskäsittelyviiveen vuoksi myös Maanmittauslaitos suosittelee, että asunnon myyjä valtuuttaisi ostajan osallistumaan yhtiökokoukseen ja toimittaisi mahdollisesti vielä tulevan yhtiökokouskutsun edelleen ostajalle. Valtuutuksen voi sisällyttää jo kauppakirjaan tai käyttää erillistä valtakirjaa. Tällä tavoin toimien uuden omistajan oikeus osallistua yhtiökokoukseen turvataan Maanmittauslaitoksen käsittelyviiveestä huolimatta.

Omistajavaihdostilanteiden lisäksi myös jakamattoman kuolinpesän puolesta yhtiökokoukseen tulevan kannattaa – kuten aikaisemminkin – huolehtia ajoissa ennen kokousta valtakirjat muilta kuolinpesän osakkailta. Jos osakeluettelomerkintää ei ole tyypilliseen tapaan muutettu jakamattoman kuolinpesän nimiin, kannattaa kokousedustajan varautua ottamaan yhtiökokoukseen mukaan myös perukirja. Näin siksi, että edustusoikeuden voidaan todeta olevan kunnossa ja kuolinpesän omistamilla osakkeilla pääsee äänestämään yhtiökokouksessa.

Valtakirjaa tarvitsevat entiseen tapaan myös yhteisomistajat, pois lukien huoneistossa asuvat avio- ja avopuolisot.

Valoa käsittelyjonon päähän tuo se, että Maanmittauslaitos on kehittänyt ohituskaistan uusien omistusten rekisteröinneille – perustellusta syystä hakemuksen ratkaisemista on mahdollista nopeuttaa. Ruuhkia kannattaa myös välttää, ja muistaa, että jos omistajanvaihdoksia ei ole tapahtunut, aikaa osakekirjan sähköistämiseen on kymmenen vuotta osakeluettelon ylläpitovastuun Maanmittauslaitokselle siirtymisestä.

Jaana Sallmén
Asianajaja
Asianajotoimisto Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy
www.kak-laki.fi

Julkaistu: 02/2024

Seuraa KITA - kiinteistö & talotekniikka

KITA - kiinteistö & talotekniikka - uutiskirje